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公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：

（一）首部

主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個項目內(nèi)容。

1、標(biāo)題。

公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。

2、主送機(jī)關(guān)。

即受文并辦理來函事項的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

（二）正文

其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。

1、開頭。

主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。

2、主體。

這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。

（三）結(jié)尾

一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。

（四）結(jié)語

通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函商或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。如“特此函詢（商）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結(jié)尾落款

一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。 署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。